Zarządzanie majątkiem i środkami trwałymi, inwentaryzacja
Evidei
Inwentaryzacja i ewidencja materialnych i niematerialnych środków trwałych
Architektura systemu
System Evidei może być zastosowany jako rozszerzenie istniejącego systemu IT lub jako niezależna aplikacja. Rozwiązanie dla skutecznego procesu inwentaryzacji i zarządzania zasobami składa się z aplikacji komputerowej, przyjaznej dla użytkownika aplikacji mobilnej, materiałów eksploatacyjnych i sprzętu, w tym terminale mobilne ze zintegrowanym czytnikiem kodów kreskowych i drukarkami etykiet. Rozwiązanie można podłączyć do innych systemów za pomocą istniejących usług webowych.
Aplikacja desktopowa
Rdzeń systemu to aplikacja EVIDEI działająca na komputerze stacjonarnym z systemem operacyjnym Windows. Do przeprowadzenia inwentaryzacji wykorzystywane są terminale mobilne z aplikacją mobilną EVIDEI. Zarówno aplikacje stacjonarne, jak i mobilne są połączone za pomocą transferu plików CSV. Częścią rozwiązania jest również drukarka etykiet do etykietowania zasobów.
Aplikacja desktopowa, stworzona dla komputerów pracujących na systemie Windows jest przeznaczona głównie do zarządzania środkami w firmie. Posiada funkcje wprowadzania i edytowania środków, wyszukiwania informacji o ich statusie, klasyfikacji lub lokalizacji, historii zmian oraz wypożyczeniach. Dodatkowo można dodawać uwagi, zdjęcia, akcesoria, numery seryjne, oznaczać środki trwałe firm trzecich, załączniki, dostawców, ceny i inne parametry. Dane są bezpiecznie przechowywane na serwerze Microsoft SQL.
Struktura aktywów
Częścią rejestracji danych aktywów jest również rejestracja hierarchii lokalizacji, alokacji lub klasyfikacji aktywów. Aplikacja pozwala na rejestrację 3 poziomów fizycznej lokalizacji aktywów oraz 4 parametrów logicznej klasyfikacji aktywów.
Inwentaryzacja aktywów
Inwentaryzacja zasobów wykorzystuje hierarchię lokalizacji, alokacji lub klasyfikacji aktywów. Dzięki temu aplikacja umożliwia inwentaryzację majątku na dwa sposoby, zgodnie z fizyczną lokalizacją lub logiczną klasyfikacją. Poszczególne poziomy rozmieszczenia lub parametr włączenia określają następnie wybór aktywów do inwentaryzacji.
Aplikacja mobilna
Aplikacja mobilna jest przeznaczona dla urządzeń mobilnych pracujących na systemie Android. W porównaniu do aplikacji desktopowej, głównym zadaniem aplikacji mobilnej jest sporządzenie spisu inwentarzowego w terenie. Spis inwentarzowy oznacza sprawdzenie i zarejestrowanie zgodności bądź braków w puli środków trwałych poprzez porównanie przewidywanego i faktycznego statusu oraz lokalizacji. Rozwiązanie korzysta z technologii kodów kreskowych (1D i 2D).
Zasoby mogą być również oznaczone etykietami RFID zamiast standardowych etykiet z kodami kreskowymi. W większości przypadków zalecamy połączenie zarówno standardowych etykiet z kodem kreskowym, jak i tagów RFID dla odpowiednich zasobów.
Spis inwentarza
Inwentaryzację zasobów można przeprowadzić zgodnie z klasyfikacją fizyczną (wejście do pokoju i skanowanie / odczyt wszystkich zasobów) lub zgodnie z jednym lub kilkoma parametrami logicznymi (wybór osoby odpowiedzialnej lub osoby i wszystkich urządzeń elektronicznych należących do tej osoby i wykonać obliczenia dla wybranego zasobu).
Po przejściu do ekranu szczegółów zasobu po skanowaniu / wprowadzeniu / wybraniu określonego zasobu można zobaczyć oczekiwane miejsce, w którym powinien się znajdować zasób, i porównać go z bieżącą lokalizacją. Można przeglądać wszystkie szczegóły zasobu, zmieniać wymagane pola lub parametry, zrobić zdjęcie, wybrać wstępnie zdefiniowaną notatkę, utworzyć notatkę niestandardową i wiele więcej.
Rejestrowany jest również sposób wyboru zasobu – jeśli został zeskanowany, wpisany za pomocą klawiatury, czerwony przez czytnik RFID lub został wybrany poprzez dwukrotne stuknięcie z listy zasobu.
Można utworzyć nowy rekord aktywów lub zarządzać pożyczkami (wypożyczeniami) również za pośrednictwem aplikacji mobilnej.
Na podstawie rzeczywistych doświadczeń aplikacja mobilna może z łatwością przyspieszyć liczenie zapasów zasobów 2-3 razy w porównaniu z liczbą zapasów wykonaną wyłącznie za pomocą pióra i papieru, a także znaczną eliminację błędów czynnika ludzkiego.
Korzyści z wdrożenia aplikacji
Łatwy i przejrzysty interfejs, dobrze zorganizowany spis zasobów, znaczące przyspieszenie procesu inwentaryzacji, znaczna eliminacja czynnika błędu ludzkiego, szybki zwrot z inwestycji, znaczna redukcja kosztów podczas inwentaryzacji, kody kreskowe i RFID.
Inwentaryzacja środków trwałych bez stresu? Pokażemy Ci jak
Z webinaru dowiesz się m.in. jak:
✅ sprawnie i dokładnie wprowadzać dane,
✅ szybko i bezbłędnie przeprowadzić inwentaryzację z precyzyjnym jej przygotowaniem,
✅ uzyskać łatwy dostęp do ewidencji wszystkich środków trwałych, w tym danych historycznych gotowych do analiz.
